La signature électronique oui, mais qualifiée !

Les questions de souveraineté, de conformité ou d’authenticité sont aujourd’hui au cœur de l’activité de nombreuses entreprises. Et elles vont se poser pour un nombre toujours plus grand d’organisations, à mesure que l’économie se digitalise dans tous les secteurs et que la transformation numérique touche des sociétés de toute taille.

La généralisation progressive de la facturation électronique à l’ensemble des entreprises françaises par exemple, va obliger les sociétés à dématérialiser ces échanges avec leurs clients, tant dans les grands groupes que les microentreprises. Les organisations souhaitent donc s’assurer que les données qui transitent entre elles et leurs multiples interlocuteurs, qu’ils soient clients, partenaires, fournisseurs ou encore régulateurs, soient protégées et que l’intégrité des documents échangés soit certifiée.

Une valeur légale en question

Une des solutions qui attisent l’intérêt des professionnels est la signature électronique. Selon les estimations du cabinet IDC, le marché de la signature électronique en Europe devrait afficher une croissance moyenne de 27 % par an jusqu’en 2026¹.La signature électronique bénéficie d’un statut légal reconnu grâce au règlement européen eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services). Il distingue trois niveaux différents de signature électronique : simple, avancé ou qualifié.

Le premier niveau, qui correspond à une case à cocher ou à un scan de la signature manuscrite, peut parfois suffire pour valider une transaction en ligne. Mais il apporte en réalité un faible niveau de garantie quant à la personne qui a effectivement signé derrière son écran et n’aura donc que peu de poids devant un juge en cas de litige. Le niveau avancé amène plus de garanties quant à l’identité du signataire mais reste déclarative. La signature électronique qualifiée est la seule à avoir la même valeur légale qu’une signature manuscrite.

Mettre en place l’infrastructure informatique nécessaire pour fournir des signatures qualifiées est coûteux et complexe. En effet cela requiert une grande quantité de règles à respecter et d’audits continus à effectuer pour les différents régulateurs nationaux et européens afin d’obtenir et conserver sa place dans l’European Union Trusted List (EUTL), qui répertorie les fournisseurs de service de confiance qualifié dans l’UE.

« Construire une plateforme capable d’offrir des services qualifiés de signature, de cachetage, d’horodatage ou de validation de signature nécessite au bas mot 4 à 5 ans de travail et d’investissements pour une entreprise », admet David Marthoz. L’objectif de la numérisation des processus est de gagner en agilité, de simplifier le quotidien des professionnels, de réduire les coûts et certainement pas à devoir apprendre un nouveau métier de « fournisseurs de services de confiance ».

Comment digitaliser alors que cela implique des infrastructures complexes à déployer et des systèmes chronophages à maintenir tant pour les administrateurs système que pour les départements de la sécurité et conformité ? C’est ici que le rôle d’un prestataire de services de confiance qualifié eIDAS (PSCo qualifié) intervient car il permet à toutes entreprise de délégué ces fonctions à des spécialistes de la confiance numérique.

Dans le cadre du déploiement de la signature électronique qualifiée, il faut pouvoir satisfaire les trois dimensions organisationnelles suivantes :

Légale : le département légal souhaite des services qualifiés qui répondent aux plus hautes exigences règlementaires

Commerciale : le département commercial souhaite que l’application d’une signature soit le plus simple possible, en termes d’expérience utilisateur, pour ses clients

Financière : le département Finance désire en payer le moins pour couvrir le risque juridique pour le département légal.

Dès lors, « Sécurité et simplicité doivent en effet aller de pair pour améliorer la productivité et l’adoption de signature au sein d’entreprise. Grâce à notre service certifié d’identification à distance, par vidéo, nous pouvons doter tout client ou utilisateur d’une identité numérique de qualité et ainsi signer un document électronique de manière qualifiée.» D’ailleurs, les identités numériques de LuxTrust sont déjà utilisées dans plus de 170 pays à travers le monde.

Du point de vue opérationnel, une telle identification n’est pas systématiquement possible, dès lors, la signature avancée devient une alternative crédible. « Dans le cas d’une entreprise européenne qui souhaiterait faire signer un contrat par un client en dehors de frontières de l’UE, signer avec une signature avancée qualitative est une alternative souvent proposée par nos clients à leurs contre parties » , déclare David Marthoz.

40 notes de frais, une seule signature

LuxTrust propose depuis plus de 17 ans des services de confiance qualifiés et est aujourd’hui le seul prestataire 100 % européen. « Nous avons donc eu l’occasion d’accompagner de nombreux clients sur des scénarios très variés et c’est pour cela que nous avons développé une plateforme digitale capable de s’adapter facilement aux besoins de chacun,» explique David Marthoz. «Il est par exemple possible d’envoyer en deux clics, de manière totalement sécurisée, un procès-verbal d’assemblée générale devant être signé obligatoirement par 3 personnes spécifiques ainsi que par 4 personnes d’un groupe de 12 personnes pour être considéré comme validé officiellement, allégeant ainsi le travail du secrétaire chargé d’envoyer les minutes au notaire.»

Autre exemple concret : la signature des notes de frais. Un manager qui doit chaque semaine vérifier et signer plusieurs dizaines de notes de frais peut y passer un temps considérable. La signature électronique permet de conserver la possibilité de contrôler les documents et d’appliquer les signatures sur chacun d’entre eux en une seule opération. « Dans le même ordre d’idées, tous ceux qui ont déjà dû parapher les multiples pages d’un contrat ou d’un acte notarié, pour garantir qu’aucune modification ne sera apportée au document après signature, savent à quel point l’opération peut être longue et fastidieuse. La signature électronique permet d’éviter cette étape en verrouillant le document signé dans son entièreté afin d’empêcher toute modification ultérieure », assure David Marthoz.

En travaillant avec un partenaire de confiance, les entreprises peuvent donc se décharger de la complexité technique, remplir leurs obligations légales et apporter à leurs utilisateurs un outil qui va automatiser une tâche répétitive et chronophage. Et comme LuxTrust est 100% européen, elles ont en plus la garantie que leurs données ne quittent pas les frontières de l’UE.

¹ Worldwide eSignature Software Forecast, 2022–2026, IDC, sept. 2022.