Télétravail : Voici comment rendre vos réunions vidéo plus efficaces

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Télétravail : Voici comment rendre vos réunions vidéo plus efficaces

Cela fait plus de trois mois déjà que Nick Burton, d’Avon International, n’a pas travaillé au siège de son entreprise. Mais grâce à la visioconférence, il affirme qu’il ne s’est jamais senti aussi connecté à son équipe – même s’il travaille chez lui. « J’ai l’impression de m’être habitué à une nouvelle normalité », déclare Nick Burton, DSI de la marque de beauté.

Quelles leçons a-t-il tirées de cette expérience de travail à domicile ? Selon Nick Burton, il existe quatre méthodes que peuvent exploiter les DSI pour garder les équipes connectées tout en travaillant à domicile. Les voici :

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1. Rester connecté pour garder le leadership

Nick Burton a utilisé la technologie de la vidéoconférence pour établir une forme de leadership informatique en ligne. La transition n’a pas nécessairement été facile. Même s’il a l’habitude de participer à des visioconférences dans le cadre de son rôle de DSI à l’international, il affirme que la proportion de ses journées passées à des appels vidéo a été « extrême et fatigante ».

Comme d’autres DSI, Nick Burton a passé la majorité de sa journée de travail en isolement sur des appels de visioconférence – et comme ses pairs, il dit qu’il est difficile de trouver le bon équilibre. D’autres responsables informatiques parlent de passer toute la journée de travail dans des réunions consécutives. Lorsque les appels vidéo s’arrêtent, le rattrapage du travail quotidien normal commence, souvent tard dans la soirée.

Pourtant, selon lui, cette nouvelle façon de travailler comporte également de grands avantages. Pour commencer, le recours intensif aux réunions vidéo est la principale raison pour laquelle il se sent désormais comme un leader plus connecté. Être socialement distant signifie que vous devez réfléchir très attentivement à la façon dont vous communiquez avec vos collègues.

L’équipe informatique a dû appliquer puis gérer plus de changements aux systèmes au cours de ces derniers mois que jamais auparavant. Pourtant, malgré l’éloignement géographique, la stabilité des systèmes de l’entreprise est la meilleure qu’elle ait jamais connue. Selon Nick Burton, les vidéoconférences ont été un élément clé de « l’attention constante portée à la qualité et d’un véritable partenariat » avec les départements de la branche d’activité d’Avon. « L’équipe a été étonnée de ce que nous avons fait ensemble et je suis vraiment fier de ce qu’ils ont fait », dit-il.

2. Organiser des rendez-vous virtuels fixes

Nick Burton a dû être très clair quant à l’endroit où son équipe informatique concentre ses efforts en raison de la charge de travail exigeante à laquelle elle a été confrontée. Il a commencé à mettre en place des mises à jour beaucoup plus fréquentes, à enregistrer des vidéos de cinq minutes expliquant ce qui se passe et à être clair sur les priorités.

Il a également commencé à organiser des visites virtuelles, sans ordre du jour précis. Nick Burton a créé dans son agenda un moment fixe pour être en ligne, où n’importe quel membre de son équipe pouvait passer et poser des questions. Cette approche lui permettait d’être en contact virtuel avec plus de personnes que s’il était au bureau.

« Il y a beaucoup plus de possibilités d’être connecté qui ne prennent pas plus de temps que ce que j’aurais passé à parler avec un groupe limité de personnes au bureau, mais maintenant je suis capable de le faire en ligne avec plusieurs centaines de personnes. Et les règles du jeu sont les mêmes pour tous : la proximité géographique n’est plus un facteur déterminant dans la mesure où je peux communiquer avec les gens », dit-il.

Le directeur reconnaît qu’il aurait pu utiliser la vidéoconférence de cette manière avant le confinement, mais le travail à distance lui a permis de réfléchir à la façon dont son équipe se connecte et collabore. « Ce nouvel espace de communication a été ouvert au sein de l’équipe, qui nous permet de faire des choses différemment et rapidement », commente-t-il.

3. Comprendre que tout ne passe pas par la vidéo

Il est essentiel que les gens s’habituent maintenant à cette nouvelle façon de travailler. Le recours presque constant aux discussions vidéo commence à diminuer et, plutôt que de se contenter de penser aux préoccupations opérationnelles quotidiennes, les gens commencent à planifier l’avenir. « Si je regarde mon agenda, je pense qu’environ 60 % de mon temps de travail normal est consacré à des appels ou à des réunions », dit Nick Burton. « Nous sommes beaucoup plus concentrés sur ce dont nous allons avoir besoin maintenant, au fur et à mesure que nous nous en sortons. »

Selon le responsable, ces plans prévoient notamment d’aider l’entreprise à développer ses activités de commerce électronique et à soutenir de nouvelles méthodes de vente aux clients de l’entreprise, notamment par le biais de brochures numériques. Mais quelle que soit la direction que prendra l’entreprise, une chose est sûre : la vie professionnelle ne reviendra pas à ce qu’elle était avant.

« Personnellement, je passerai beaucoup moins de temps à me rendre au bureau. Il y a eu beaucoup de jours où je passais une heure et demie dans le train et où, de toute façon, je passais la majeure partie de ma journée à participer à des appels d’équipes et à des vidéoconférences », indique-t-il.

4. Reconnaître les limites de la vidéo

Alors que certains affirment déjà que nous n’aurons pas besoin de bureaux à l’avenir, parce que les équipes ont prouvé qu’elles pouvaient travailler chez elles, Nick Burton n’est pas convaincu et affirme que le bureau jouera toujours un rôle crucial dans les pratiques de travail efficaces. Cependant, la technologie de la vidéoconférence a aidé le DSI et son équipe à développer une forme de direction informatique plus connectée – et il a l’intention de la conserver.

« Je pense que nous avons besoin d’endroits où les gens peuvent se réunir pour des choses spécifiques ; il y a certainement des choses qui auraient été plus faciles à faire en face à face, en particulier quand on essaie de concevoir des produits et des services. Il y a des activités particulières qui se prêtent au bureau, mais il n’est pas nécessaire que ce soit la norme », dit-il.

Source : ZDNet.com

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