Rendre les réunions en ligne plus efficaces, un enjeu de croissance

Rendre les réunions en ligne plus efficaces, un enjeu de croissance

Le premier confinement a fait bondir l’utilisation des solutions collaboratives et de la visioconférence. Une simple période de transition ? Cela aurait pu être le cas, avant un retour au présentiel.

Mais le travail à distance est amené à s’inscrire dans la durée, et avec lui la nécessité de repenser durablement l’organisation et le collaboratif. Cette réflexion est au cœur des discussions autour du travail hybride. Et les outils numériques auront un rôle à jouer dans ce “future of work”, tel qu’il est déjà baptisé.

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« Très forte » demande des TPE/PME depuis la Covid

Une start-up française entend bien tenir une place aux avant-postes dans ce secteur : Klaxoon. Son slogan consiste ainsi à rendre les temps de travail en équipe plus efficaces grâce à une plateforme SaaS lancée en 2015.

Et son terrain de jeu, c’est le monde, avec plusieurs millions d’utilisateurs répartis dans 120 pays et 5 000 organisations clientes. Parmi celles-ci, 30 à 35 % de TPE/PME, un segment qui se caractérise par « une très forte demande depuis le début de la Covid », précise Matthieu Beucher, PDG de Klaxoon.

« Ces acteurs étaient un peu moins demandeurs avant cette séquence, mais on les voit désormais s’équiper rapidement, plus même que les grands comptes », ajoute-t-il. Et pour ces sociétés, le facteur clé d’adoption, c’est la simplicité d’utilisation et le support (mais aussi le prix, à partir de 9 euros par mois et par utilisateur).

« Dans la situation actuelle, les TPE et PME n’ont pas plusieurs cartouches. Il faut que cela marche. Et nous sommes sur un axe de productivité et d’efficacité. Pour que le déploiement fonctionne, nous accompagnons les équipes, les managers et les chefs d’entreprise dans leur réflexion et dans leurs premiers usages », met en avant le dirigeant.

Cet accompagnement est en effet essentiel. La pandémie a créé une situation d’urgence et accéléré la transformation numérique des TPE/PME. Mais celle-ci doit à présent se structurer. L’adoption de nouvelles méthodes de travail, hybrides et collaboratives, s’organise.

Des temps de réunion divisés par trois

Car Matthieu Beucher en est convaincu, ces entreprises « ne reviendront pas en arrière ». Mais cela suppose d’aller au-delà de la seule visioconférence. Certes, Klaxoon intègre de la visio, mais aux côtés de divers outils collaboratifs et de méthodologies prêtes à l’emploi. La solution s’appuie sur des templates existants.

Ainsi, à chaque besoin son modèle à piocher au sein d’une bibliothèque. Des exemples ? Organiser une réunion efficace et participative, digitaliser une formation, gérer un projet… tous ces modèles s’appuient sur le management visuel. La promesse : plus d’efficacité grâce à des réunions dont la durée est divisée en moyenne par trois.

Des réunions plus courtes, mais plus nombreuses. Cette tendance se développe depuis le premier confinement. Et plus d’efficacité, c’est aussi moins d’e-mails (90 % en moins). L’interface Klaxoon, et en particulier sa fonctionnalité de tableau blanc, Board, permet de réunir toutes les informations et communications sur un même projet au sein d’un seul espace. Board a été lancé en octobre 2020, une période qualifiée de « basculement » dans des entreprises alors conscientes que la crise était là pour durer.

« C’est un produit pensé pour le monde dans lequel on est actuellement, c’est-à-dire hybride », insiste Matthieu Beucher, qui met aussi en avant la possibilité d’organiser des réunions en asynchrone. « C’est très utile dans le contexte du moment, mais également pour des équipes distribuées, et donc pas forcément sur le même fuseau horaire. »

« Les entreprises doivent apprendre à grande vitesse comment exister dans ce nouveau paradigme, sur le plan commercial avec leurs clients, mais aussi en matière de gestion des ressources humaines, de vie d’équipe et de management », affirme le PDG de Klaxoon.

La productivité et le collaboratif ne sont pas les seules préoccupations des sociétés à l’ère du travail hybride. La machine à café et ses échanges informels tendent en partie à disparaître. Ils restent pourtant indispensables. Et le « bricolage » n’est plus d’actualité pour répondre à ces problématiques.

« Tous les secteurs ont lancé leur mutation. Après la sidération, c’est la transformation qui se met en place », soutient le dirigeant. Et ce dernier d’entrevoir l’ouverture des entreprises et de leurs équipes à de nouveaux profils, des télétravailleurs à 100 %, voire même des professionnels localisés dans différents pays.

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