Qui doit fournir le matériel informatique pour le télétravail ?

En novembre 2020, à l’occasion du deuxième confinement, le ministère du Travail constatait que 45 % des salariés du privé avaient télétravaillé, dont 23 % à temps complet. Cela se traduisait notamment par une augmentation du nombre moyen de journées en télétravail : 3,7 jours. Ce niveau a largement reculé depuis.

Le gouvernement s’efforce donc ainsi d’inciter les entreprises à le développer plus fortement, notamment parmi les TPE et PME. Le ministère leur propose d’ailleurs depuis mars un guide pour les accompagner dans l’adoption du télétravail.

Le télétravail coûterait 100 euros en moyenne

Mais cette pratique ne rime-t-elle pas pour les dirigeants avec des coûts supérieurs, ce qui freinerait le recours au travail à distance ? Un télétravailleur, pour être efficace et travailler dans de bonnes conditions, a besoin d’équipements adaptés et de services, au premier rang desquels une connexion internet.

Combien coûte le télétravail ? 100 euros en moyenne par personne, d’après une étude du cabinet ConvictionsRH. Ces frais sont-ils à la seule charge du collaborateur ? C’est un peu compliqué dans les faits.

Quid de l’équipement informatique déjà. Pour de multiples raisons, et notamment de sécurité, il est fortement recommandé aux employeurs de fournir ce matériel à leurs salariés. Dans l’urgence, nombre d’entre eux ont pu utiliser leurs ordinateurs personnels dans un premier temps.

« Si l’employeur vous impose de télétravailler, il doit vous fournir un ordinateur si vous n’en avez pas, ou que vous ne voulez pas utiliser votre ordinateur personnel », stipule le ministère du Travail dans une note. Le télétravail ne doit pas créer d’inégalités entre les employés, et ce y compris en matière de tickets-restaurant et de prise en charge du titre de transport.

Une indemnité de télétravail n’est pas obligatoire

Pour autant, l’employeur n’est pas tenu de fournir tous les équipements ni de verser une indemnité qui couvrirait les différents frais liés au télétravail, comme l’abonnement internet ou l’électricité. L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 affranchit l’entreprise de toute obligation dans ce domaine.

« L’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si l’entreprise est dotée d’un accord ou d’une charte qui le prévoit », rappelle à ce titre le ministère du Travail.

Employeurs, syndicats et salariés doivent donc se reporter aux dispositions de l’accord télétravail ou de la charte préalablement définie. Toutefois, de tels accords étaient inexistants dans une large majorité d’entreprises avant le premier confinement. Par ailleurs, ces accords doivent être revus. Ils ne répondaient pas à une situation d’urgence ni à une généralisation du télétravail.

En novembre 2020, les syndicats signaient un projet d’accord sur le télétravail. Il stipule par exemple que les frais « doivent être supportés » par l’employeur. Mais lesquels ? Le patronat ne détaille pas la liste de ces frais. A chacun de les négocier avec les représentants du personnel. En cas de versement d’une allocation forfaitaire, celle-ci doit être exonérée de cotisations sociales, préconisent les organisations.

Télétravail régulier ? L’employeur couvre les coûts

En clair, frais internet, électricité, chauffage, forfait mobile, etc. peuvent demeurer à la charge du télétravailleur, faute d’accord précis en imputant la prise en charge par l’entreprise. Néanmoins, cette dernière a bien des obligations, comme le retiennent la justice et l’URSSAF. La Cour de Cassation a considéré, à plusieurs reprises, que les frais « professionnels engagés par le salarié doivent être supportés par l’employeur ». Mais cela, en l’absence d’un local professionnel.

Aller devant la justice pour régler la question des frais n’est sans doute pas la voie la plus bénéfique au climat social. Mieux vaut donc se référer à la position de l’URSSAF. « Si le télétravail est réalisé régulièrement, l’employeur couvre les coûts directement causés par ce travail, en particulier ceux liés aux communications », signale-t-elle.

Dans le cadre de la pandémie, « si l’employeur est en mesure de justifier de façon certaine du nombre d’heures de connexion consacrées à l’exercice de leur activité professionnelle par ses salariés en situation de télétravail, la prise en charge par ses soins du coût de l’abonnement au prorata du temps de connexion lié à l’usage professionnel pourra être exonérée de cotisations sociales, quel que soit ce temps professionnel ».

Plus largement, l’entreprise peut aussi prétendre à une exonération en cas de versement d’une allocation forfaitaire. Des plafonds sont fixés néanmoins : 10 euros par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine (puis 20 euros et 30 euros pour deux et trois jours de télétravail, et jusqu’à 50 euros).

Exonérations et remboursements couvrent cependant le strict nécessaire. Double écran, rehausseur pour PC portable et autres accessoires utiles au confort demeurent des accessoires. Mais le droit du travail précise que les employeurs sont tenus de s’assurer de l’ergonomie des installations et de l’adaptation du matériel. La solution pérenne consiste donc, si le télétravail doit s’installer dans la durée, à définir un accord contractuel entre l’employeur et ses salariés.