Quatre éléments que toute entreprise doit prendre en compte pour rester en bonne santé

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Quatre éléments que toute entreprise doit prendre en compte pour rester en bonne santé

Alors que le choc des pratiques d’auto-isolement et des quarantaines s’estompent, il y a certaines choses que les entreprises doivent prendre en compte pour non seulement rester en activité mais aussi en sortir ” en bonne santé ” en veillant au caractère sain de son écosystème.

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Soutenir ses collaborateurs

Avant tout, il est nécessaire d’établir des politiques et des pratiques qui montrent à ses employés qu’ils sont importants et que leur entreprise les soutient. Il y a un an, nous avions des taux de chômage historiques et des pénuries massives de talents. Les entreprises valorisaient alors les employés. Cela ne devrait pas changer maintenant. Au contraire, l’expertise des employés deviendra encore plus essentielle pour aider l’entreprise à garder le cap.

Nous avons tous vu ou entendu des histoires de collaborateurs mécontents, contraints de travailler dans des conditions qui ne leur convenaient pas ou qui les mettaient en danger. Pour ne pas devenir ce type d’entreprise, le moment est venu de nous unir. Chaque organisation se préoccupe sans doute des résultats financiers, mais les employés ont peur aussi – de leur paie, de la façon dont ils vont assurer l’école à domicile pour leurs enfants même à temps partiel et travailler en même temps, de ce qui va arriver à leurs parents qui refusent de s’isoler ou qui ont des problèmes sous-jacents.

Il est donc essentiel de montrer à ses employés que l’on se soucie de leur bien-être en leur faisant savoir que leur emploi est sûr, même pour ceux dont le poste pourrait être modifié ou qui ne semblent pas aussi demandés.

Dans des postes tels que la planification d’événements d’entreprise, il y a encore beaucoup de travail difficile à faire, qu’il s’agisse de déplacer des événements en ligne et d’annuler des réservations ou de peser les paramètres, les délais et les conseils scientifiques pour déterminer si l’entreprise doit reporter ou annuler des événements en présentiel (penser aux complexités associées aux prépaiements et aux remboursements).

Si les dirigeants d’une entreprise craignent que les licenciements soient inévitables, il va falloir être transparent et faire savoir aux collaborateurs que l’organisation fait tout son possible pour éviter ce scénario le plus longtemps possible.

Si l’entreprise est en bonne santé financière, il serait bien d‘envisager de prendre en charge une partie des dépenses liées à l’aménagement d’espaces de travail à domicile et de fournir à ses collaborateurs les fournitures dont ils ont besoin, qu’il s’agisse d’écrans et d’une station d’accueil ou d’une chaise de bureau décente, sans les formalités administratives habituelles. On pourra également proposer une formation en ligne pour les applications ou les systèmes que les employés n’ont peut-être pas l’habitude d’utiliser et qui sont désormais nécessaires ; il s’agit de les mettre rapidement à niveau.

On peut également envisager d’offrir des conseils en ligne ou des séances de méditation en groupe pour aider les employés à faire face à des défis qui leur sont probablement complètement étrangers. La direction de l’entreprise se doit de prendre le temps de réfléchir en tant qu’être humain pour déterminer ce dont son personnel a besoin pour fonctionner au mieux.

Oui, de tels programmes ont un coût, et cela peut signifier réaffecter des ressources ou retarder certaines initiatives. L’entreprise va devoir peut-être vérifier auprès de ses investisseurs ou actionnaires s’ils sont prêts à assumer une partie de la charge financière ou à fournir un soutien si nécessaire. Mais en investissant dans les employés maintenant, l’entreprise disposera plus tard d’une équipe plus loyale et plus fonctionnelle.

Etablir ses propres protocoles

Il est essentiel que les équipes puissent communiquer de manière transparente et que chacun dispose d’une méthode précise de collaboration de son groupe ou de son équipe. C’est incroyablement frustrant lorsque certaines personnes utilisent un logiciel collaboratif et que d’autres s’en remettent au courrier électronique ou aux appels téléphoniques. Certains collaborateurs sont inévitablement laissés de côté. Si c’était un problème dans les locaux de l’entreprise avant la COVID-19, il ne fera qu’empirer dans les conditions actuelles. En plus de devenir un gouffre à productivité, cela nuit au moral.

Il est également important de décider en groupe de la manière dont l’entreprise souhaite gérer les communications : par exemple, des groupes Slack ou Teams pour les points et les questions immédiates, et des courriels pour les questions à plus long terme. Il est important de s’assurer d’inclure toutes les parties concernées et d’ajouter ou soustraire des éléments selon les besoins.

Si on utilise un logiciel de vidéo-conférence pour ses réunions d’équipe hebdomadaires, il est important de respecter l’heure fixée et d’enregistrer la réunion pour que ceux qui n’ont pas pu y assister puissent la revoir. Remarque : soyons indulgents envers les bruits de fond ou les “visiteurs” qui pourraient faire une apparition surprise devant la caméra, qu’ils soient canins, félins ou humains.

Malgré les meilleurs plans de réunion, les conférences peuvent déraper. Et il s’agit de ne pas porter de jugement sur le fond sonore d’une vidéoconférence. Les gens font de leur mieux pour se connecter, que ce soit depuis leur studio, un abri de jardin ou une voiture garée dans le garage pour éviter le chaos de la maison.

Un logiciel de gestion de projet pourrait également devenir plus important pour son équipe afin de conserver un bon cap et dans un endroit cohérent où tous les membres de l’équipe peuvent facilement le trouver. Là encore, l’entreprise doit proposer des formations si nécessaires. Des dossiers partagés et clairement identifiés pour les documents, les diapositives et les feuilles de Google peuvent également s’avérer utiles.

Les outils qu’une équipe décide d’utiliser importent peu. Ce qui est important, c’est de s’assurer que tout le monde sait exactement comment l’équipe fonctionnera et ce qui est attendu, afin que l’entreprise puisse avancer aussi facilement et normalement que possible.

Protéger son infrastructure

En plus de s’occuper de son personnel, l’entreprise doit également s’occuper de son infrastructure. Avec un nombre sans précédent d’employés travaillant à domicile, le nombre d’appareils à sécuriser et à gérer augmente considérablement.

Non seulement les employés sont susceptibles de consulter des sites web et de télécharger des applications pour leur usage personnel tout en s’isolant, ce qui présente un risque accru, mais il est également plus difficile de fournir des logiciels, des correctifs et des mises à jour via un VPN. Cela laisse les machines vulnérables aux attaques extérieures. Ainsi, si un acteur malveillant parvenait à accéder à un appareil, il aurait accès, via un VPN, aux ressources de l’entreprise, ce qui pourrait s’avérer dévastateur.

La bande passante est un autre problème important. De gros contenus arrivent et sont nécessaires au bon fonctionnement des machines. Comment mettre à jour toutes les machines sans saturer la bande passante alors que l’infrastructure est mise à rude épreuve ? La plupart des employés ont déjà fait l’expérience de machines plus lentes, de l’impossibilité d’accéder à un appel ou à une réunion du premier coup, et de sites Web qui ne se chargent pas. Cela s’explique par le fait que les entreprises n’ont pas conçu leur infrastructure en pensant que des milliers d’employés travailleraient à distance en même temps. La diffusion du contenu devient problématique.

Les machines tombent en panne. Elles présentent des dysfonctionnements et des problèmes de performance. En général, cela se produit lorsque l’on est au bureau et que l’on peut se rendre au service informatique ou qu’un administrateur vient nous voir et qu’il peut régler le problème. Cela peut prendre un peu de temps, mais généralement les collaborateurs ne sont pas laissés à eux-mêmes. Nous nous trouvons maintenant face à de nouvelles règles du jeu, les administrateurs essayant de vérifier l’état d’une machine sans la toucher.

Tous ces éléments mettent encore plus à l’épreuve les services informatiques chargés de faire fonctionner les systèmes et les réseaux. La mise à l’échelle de la surveillance pour couvrir potentiellement des dizaines de milliers de dispositifs dans des conditions moins qu’optimales est un peu décourageante. Les serveurs supporteront-ils autant d’interactions entrantes et d’applications Web ?

Les requêtes vont-elles s’interrompre ? Bien que les organisations aient soutenu le travail à distance, la quantité de connexions à distance est une chose à laquelle on ne s’attendait pas. Il existe des produits automatisés qui résolvent ces problèmes et, bien que la plupart des entreprises cherchent à réduire les coûts plutôt qu’à en engager de nouveaux, ces options pourraient finalement réduire les coûts en protégeant les réseaux et en assurant la maintenance des machines tout en libérant les ressources informatiques.

Aider ses clients

Avec tant de changements en si peu de temps, la plupart des entreprises essaient encore de trouver leurs marques. Il y a sans doute des questions auxquelles elles n’ont pas encore pensé et qui pourraient avoir un impact sur leur activité à l’avenir.

L’entreprise est l’expert de son produit ou service. Elle est formée à réfléchir à des cas d’utilisation et elle connait sa solution sur le bout des doigts. Elle se doit donc de tendre la main, d’identifier les besoins de ses clients et de voir comment elle peut les aider – non pas pour essayer de leur vendre quelque chose de plus cher, mais parce que c’est la bonne chose à faire. Les clients s’en souviendront.

C’est également le moment idéal pour réfléchir à de nouvelles façons de servir ses clients et prospects. Il est nécessaire d’être à l’écoute de leurs besoins. Ce n’est pas parce que l’on ne peut pas interagir avec eux ou les servir de la même manière que d’habitude que l’on ne peut pas trouver une autre façon d’apporter de la valeur. L’entreprise doit creuser et être créative – à court et à long terme. Profitons de cette période pour étoffer les détails.

Pour Platon, la nécessité est la mère de l’invention. Soyons donc audacieux. Voyons grand. Nous sommes tous dans le même bateau, bien que virtuellement, et ensemble nous pouvons en sortir plus forts, plus sains et plus inspirés qu’avant.

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