Plutôt que de recruter des data scientists, formez vos collaborateurs

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Plutôt que de recruter des data scientists, formez vos collaborateurs

Alors que la généralisation du télétravail est appelée à s’inscrire dans la durée, la professionnalisation des entreprises dans leur approche de digital workplace revêt un caractère indispensable afin de garantir la continuité de leur activité et leur performance. 

Cet environnement de travail numérique, nécessairement unifié d’un point de vue des solutions, doit également comporter des règles organisationnelles et managériales pour être parfaitement opérationnel.

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(Surtout) Pas de solution unique

La prise en compte des différentes attentes des collaborateurs implique de faire preuve de souplesse dans le choix des solutions proposées.  Il apparait ainsi comme bonne pratique, face à cette diversité d’usages, de proposer un catalogue d’outils ou de matériels référencés dans lequel les équipes viennent sélectionner ceux qui leur correspondent le mieux. 

Ce catalogue comprend dès lors un socle commun pour adresser par exemple la communication entre collaborateurs, ainsi qu’un ensemble de solutions plus spécifiques.  Chez Talan, une solution globale de visioconférence et un réseau social interne communs pour tous sont opérationnels et à côté, plusieurs outils numériques de gestion de projet sont disponibles afin de s’adapter aux différents besoins et usages des consultants. 

De la même manière, plusieurs matériels informatiques sont proposés en amont de l’intégration aux futurs collaborateurs. 

Face à ce kaléidoscope, il est particulièrement important d’appliquer une politique de sécurité uniforme et cohérente. De nombreuses données sont partagées au sein d’une digital workplace et de potentielles brèches pourraient être exploitées. C’est également un enjeu de conformité au regard des exigences du RGPD. 

La sécurisation d’une digital workplace passe par la mise en place d’un système d’authentification unique (SSO) afin d’éviter aux collaborateurs de devoir jongler entre plusieurs identifiants et mots de passe ou encore la mise en œuvre de  formations aux collaborateurs pour les sensibiliser aux risques accrus que représente le travail à distance, à son domicile, dans un espace de coworking ou encore dans un lieu public.

Un levier d’attractivité et de rétention des talents

Le sujet ne se limite toutefois pas aux choix de solutions technologiques. La digital workplace revêt un grand nombre d’enjeux sociaux et organisationnels et les Directions des Ressources Humaines se retrouvent en premier plan sur ce point. 

Il s’agit tout d’abord d’un levier incontournable d’attractivité et de rétention des talents. De nombreux  candidats interrogent en effet sur les engagements de l’entreprise en matière de Digital Workplace et, au-delà des solutions proposées, sur leur impact environnemental notamment.

La digital workplace doit ainsi s’inscrire dans la stratégie de responsabilité sociétale des entreprises (RSE). Elle permet de réduire les déplacements domicile-bureau et les voyages d’affaires – donc l’empreinte carbone -, tout en assurant un meilleur équilibre vie personnelle-vie professionnelle. Ces attentes sociétales et environnementales ne sont pas générationnelles, elles sont avant tout celles d’une époque et concernent aussi bien les jeunes recrues que les profils seniors.

Autre enjeu RH : l’évolution des pratiques managériales. Manager ses équipes à distance et non plus à ses côtés constitue un changement majeur auquel peu ont été préparé. Le manager a besoin d’être accompagné dans son nouveau rôle. Il doit également composer avec des attentes différentes. 

Certains profils – comme les  tech par exemple – adorent travailler à distance car ils personnalisent au maximum leur lieu de travail tandis que les consultants en management souffrent plus de l’absence d’échanges en présentiel. La digital workplace peut servir de passerelle en réunissant ces deux populations sur des projets mixtes.

Prévenir les risques psycho-sociaux

En termes de conduite du changement, il s’agit d’insuffler des bonnes pratiques de collaboration à distance sachant qu’elles ne sont pas gravées dans le marbre. Durant le premier confinement, le message était “activez votre caméra” afin de mieux détecter les signaux faibles de la communication non verbale. 

On s’est rapidement aperçu qu’en renforçant l’attention visuelle, la vidéo alourdit la charge mentale et la fatigue s’accroit au fil de la journée. Aujourd’hui, le recours à la caméra n’est plus systématique.

La DRH doit aussi prévenir certaines dérives de la part de salariés qui se connecteraient à la digital workplace à des heures indues. Si le numérique offre de la souplesse au collaborateur, cette flexibilité ne doit pas empiéter sur la vie privée de ses collègues. Il s’agit aussi d’être en ligne avec les accords sur le télétravail des clients.

Le droit à la déconnexion peut être respecté techniquement en envoyant automatiquement des notifications lors d’envoi de messages tard le soir ou durant le week-end. A titre d’illustration, les collaborateurs de Talan reçoivent chaque semaine dans leur boîte mail des rapports sur leur utilisation du temps de travail. 

Ces rapports confidentiels – ni le management ni les RH n’y ont accès – permettent à chaque collaborateur de prendre conscience de ses usages et temps de travail.  

Par ailleurs, pour prévenir les risques psycho-sociaux, mener des enquêtes pour sonder le moral des équipes et évaluer le niveau de fatigue est indispensable. A partir de ces résultats, des contre-mesures peuvent être engagées comme des actions de formation en développement personnel.

Repenser l’aménagement de l’espace de travail

Nous sommes dans une phase de transition. La crise a été un choc qui a introduit de nouvelles pratiques en autonomisant et responsabilisant le collaborateur. Pour autant, l’organisation du travail n’est pas encore stabilisée et il est nécessaire de se positionner dans un mode test and learn. Une digital workplace doit être suffisamment souple pour accompagner ces évolutions.

La digital workplace est aussi appelée à jouer un rôle prépondérant dans l’organisation du travail en mode hybride qui se dessine, associant le meilleur du présentiel et du distanciel. Elle doit permettre aux équipes sur site et à celles qui interviennent à distance de collaborer avec le même niveau d’information et de participation.

Le déploiement d’une digital workplace a aussi une incidence sur le bureau physique. Le mode hybride conduit à repenser l’aménagement de l’espace de travail en proposant davantage de salles dédiées à la collaboration et des bulles insonorisées pour s’isoler. Cela sera le prochain chantier de Talan.

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