Logiciel de gestion RH : Le guide magique pour s’équiper comme il faut

Logiciel de gestion RH : Le guide magique pour s'équiper comme il faut

Les professionnels du marketing ont le CRM, ceux des ressources humaines leur propre outil de gestion des RH, voire toute une panoplie de logiciels.

La combinaison de ces différents applicatifs couvrant leurs besoins métier (paie, congés, recrutement, formation, etc.) constitue ce qu’on appelle le SIRH, le système d’information des ressources humaines.

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Le CRM des ressources humaines

Un logiciel RH peut couvrir tout ou partie des besoins fonctionnels, qu’il soit disponible en mode SaaS ou en on-premise, via une installation sur un poste de travail. Les offres logicielles sont ainsi souvent découpées en modules, à activer selon les besoins et la taille de l’entreprise. Une petite structure dont la paie est externalisée ne sera ainsi pas intéressée par un module de paie pour les gestionnaires de paie.

Il lui suffira alors de transmettre depuis son application RH à son prestataire les données nécessaires. Et ces données sont donc numérisées, c’est-à-dire saisies et stockées, dans le logiciel RH. La base de données de l’outil conserve l’ensemble des données relatives aux salariés, comme leurs coordonnées, leur fonction, rémunération, etc.

Selon son périmètre, la solution RH intervient donc dans la saisie des données et leur utilisation pour différentes tâches liées aux ressources humaines : génération des bulletins de salaire, réalisation des entretiens d’évaluation, congés et RTT, etc. La finalité d’une telle application est d’automatiser et de standardiser différentes opérations pour réduire les erreurs et améliorer la productivité.

Quels sont les bénéfices d’un logiciel RH ?

Les ressources humaines sont une fonction support en entreprise, au même titre que la comptabilité. Ces professionnels doivent ainsi effectuer des tâches administratives et récurrentes pour gérer la vie des collaborateurs de l’entreprise. Ces missions peuvent s’avérer répétitives et chronophages, encore plus dans de petites structures. En outre, leur exécution peut générer de l’insatisfaction parmi le personnel, en particulier en cas d’erreur sur un bulletin de salaire.

La solution RH présente, dans ce contexte, différents avantages :

  • Des gains de productivité, grâce à l’automatisation et au partage de données entre les différents modules. La prise de congés par un salarié sera répercutée automatiquement sur le module de paie, par exemple. Il ne sera pas nécessaire au responsable RH de comptabiliser les jours de congés et de les saisir manuellement dans l’outil de paie.
  • Une simplification de l’accès aux données collaborateur. Tous les documents et les informations relatives à un salarié sont accessibles depuis le dossier numérique de ce dernier. Il peut s’agir de son statut, de son contrat de travail ou du compte-rendu de ses derniers entretiens d’évaluation. Ce référentiel peut être connecté à d’autres services applicatifs RH si l’entreprise dispose de plusieurs applications pour sa gestion. Un portail web en libre-service donnera par exemple la possibilité au salarié de saisir lui-même ses jours de congés via l’accès aux données de son solde de jour, ou encore de télécharger ses bulletins de salaire.
  • La sécurité et la conformité réglementaire. De l’authentification forte doit en principe contrôler l’accès aux données des salariés, des informations personnelles encadrées par le RGPD en France. Sur le plan de la conformité, l’outil intègre des règles métier et les dispositions légales. Des alertes pourront ainsi être générées automatiquement en cas de dépassement des horaires.

Quelles fonctionnalités sont clés pour les RH ?

  • La base de données des salariés constitue la brique centrale du logiciel RH. Elle enregistre les informations et leurs mises à jour.
  • La gestion du temps et des présences. La fonctionnalité permet de saisir les heures de travail, comme les congés. Ces informations seront utiles pour le calcul de la paie en fin de mois.
  • Le suivi des performances, au travers des évaluations, sur la base d’un document d’entretien prédéfini.
  • Le recrutement, l’intégration ou l’onboarding des collaborateurs. Le RH peut aussi stocker des informations de candidats pour de futurs emplois.
  • Un portail en libre-service. Il permet de libérer du temps pour les ressources humaines en confiant aux salariés eux-mêmes la réalisation de certaines tâches et d’en automatiser le processus. Un collaborateur saisira ses congés, qui devront ensuite être approuvés par son responsable hiérarchique, renseigné dans le logiciel, et alerté par e-mail.
  • Le pilotage des plans de formation.
  • Le tableau de bord RH et les indicateurs de pilotage pour les plus grandes entreprises.

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