#JeTravailleChezMoi : apprendre à définir ses propres règles de conduite
Nous avons beau y être préparé, le télétravail permanent n’a vraiment pas la même saveur que le travail à domicile optionnel, aussi régulier soit-il. Mais pour David Guillot de Suduiraut, DSI d’Axa, des règles de conduite semblables méritent toutefois d’être appliquées dans les deux cas. Ces règles « demandent un peu de rigueur ; les suivre me permet d’être bien dans mes baskets et dans mon travail », évoque-t-il à ZDNet.
Lui qui, depuis 2016, dit avoir sponsorisé un programme de déploiement à grande échelle de nouvelles façons de travailler, est en fait un habitué du bureau à domicile : « nous avons en effet beaucoup développé cette forme de travail chez AXA France ces dernières années. J’ai eu la chance de sponsoriser, depuis 2016, un programme de déploiement à grande échelle de nouvelles façons de travailler, appuyées sur les nouvelles technologies, des changements culturels et du télétravail. Dans les équipes de la DSI que je dirige, plus de 70 % des gens télétravaillent de façon habituelle », raconte-t-il.
1. Savoir délimiter les espaces
Mais alors, quelles sont les règles de conduite à adopter ? Avoir un “coin bureau” bien délimité s’avère déjà être un bon début, estime le directeur. « Symboliquement, si vous êtes dans la cuisine avec les enfants qui passent, c’est difficile d’être présent à ce que vous faites. » Définir une routine, aussi, c’est important : « je m’habille le matin, je mets même des chaussures. Vous dormiriez mal en étant habillé ; de même vous travailleriez mal en caleçon ! »
Sur le plan technique, la DSI d’Axa a opté pour l’option VPN pour garantir l’accès à distance des collaborateurs. « Mes équipes IT travaillaient en fait depuis trois ans sur un plan de télétravail à grande ampleur pour que le matériel (PC portables) soit prêt et que le réseau tienne avec l’ensemble des collaborateurs à distance », détaille le directeur. Ces outils, déjà éprouvés par la mise en place du télétravail par le passé, ont aussi été testés lors des grèves de fin d’année, précise-t-il.
Mais tous ces précédents tests sont sans commune mesure avec ce qui se passe en ce moment : « aujourd’hui à midi, 14 283 personnes (collaborateurs et agents d’assurance) étaient connectées depuis leurs domiciles pour servir nos clients ». Et le plus dur est certainement encore à venir, prévient David Guillot de Suduiraut. « Il va maintenant falloir tenir sur la durée. »
2. Fixer des horaires, s’organiser en amont
Comment organiser sa journée sans se laisser débordé ? « Je me fixe des horaires : il faut éviter de se laisser déborder, ce qui arrive facilement avec le télétravail ; rien de tel que de se donner une heure de début le matin et une de fin de journée », explique David Guillot de Suduiraut.
Rien ne sert non plus de surcharger ses journées, selon le DSI d’Axa. « Je revois mon agenda une semaine à l’avance pour m’assurer que mes rendez-vous sont pertinents – c’est-à-dire que je vais apprendre quelque chose ou apporter quelque chose. J’essaye d’aérer mon agenda pour avoir de bons moments seul. Dans ces cas, je n’hésite pas à sortir un peu, ne serait-ce que quelques minutes, pour m’oxygéner », note-t-il.
3. Communiquer autrement, réduire la durée des réunions en ligne
Les mêmes règles s’appliquent aussi pour les moments de réunion. « J’ai également réduit la durée des réunions de type comité de direction (par exemple de 4h00 à 2h30 avec une pause de 15 minutes au milieu). » Pour le DSI d’Axa, ces bouleversements d’organisation sont aussi l’occasion de s’interroger sur la pertinence des sujets abordés et de « pousser plus loin les délégations, faire confiance ».
Pour les réunions et le partage de documents, les équipes d’Axa s’appuient surtout sur Teams et Skype. « Pour la to-do, j’avoue rester classique, et m’appuyer sur ma boîte e-mail », ajoute David Guillot de Suduiraut. Quant aux lignes téléphoniques portables, elles sont surtout sollicitées pour traiter des sujets urgents. Pour le reste, le directeur dit utiliser « les messageries de type WhatsApp pour des fils d’info thématiques et les blagues ».
Le DSI d’Axa souligne en outre la nécessité de garder un lien quotidien avec ses équipes. « Je parle avec mon équipe directe une petite heure tous les jours au téléphone. Nous gérons la crise mais prenons aussi des nouvelles des uns et des autres. Avec le temps, nous diminuerons peut-être ce temps ensemble à une forme de “morning meeting” de 20 minutes », estime-t-il. « Et bien sûr, je reçois et je passe des coups de fil individuels : lors de ces appels, j’essaye de préserver un moment sur la “relation” et de ne pas être uniquement “transactionnel” : cela compte beaucoup sur le plan humain. »
Sur un rythme hebdomadaire, David Guillot de Suduiraut dit aussi prendre le temps de rassembler en Skype le management senior pour « partager les nouvelles et les orientations ; et prendre le pouls, les remarques et les questions ». Si ces moments sont “précieux”, le directeur n’hésite pas à en décliner les formats : « [cette semaine], nous ferons la même chose en plus grand, avec les 1 200 collaborateurs de la DSI ».
4. Vaincre l’isolement du confiné
« Ce qui n’est pas évident, c’est de concilier ce télétravail avec la vie de famille confinée, et notamment la vie des enfants et leurs devoirs. Je n’ai pas réussi à bien les aider ces deux dernières semaines. Avec le temps, j’espère m’améliorer », admet David Guillot de Suduiraut.
La vie de confiné peut parfois avoir des conséquences sur le bien-être d’un collaborateur. David Guillot de Suduiraut constate que, sur un plan strictement professionnel, son énergie « s’alimente généralement du collectif. Etre loin des équipes, même si on sait qu’elles travaillent beaucoup et très bien, est moins énergisant, moins inspirant », confie-t-il. Pour lui, la difficulté serait aussi de « nuire à l’intelligence collective ».
David Guillot de Suduiraut conseille aussi « d’organiser ces temps collectifs à distance, y compris des cybers café que certains collègues partagent, pour sortir de la routine et de l’isolement », pour trouver la parade à l’isolement. « Mais c’est à chacun de gérer sa journée, d’adapter son rythme à celui de son entourage, équipe ET famille. Et comme d’habitude, je m’interdis de travailler après 20h00 et le week-end, sauf exception majeure », conclut-il.
Ils télétravaillent, découvrez comment :
