Gestionnaire de tâches : Le guide magique pour bien s’équiper

Gestionnaire de tâches : Le guide magique pour bien s'équiper

La gestion des tâches est un composant central d’une application de gestion de projet. Cependant, ces fonctionnalités peuvent également être utilisées indépendamment, notamment parce qu’un outil de projet peut être considéré comme trop lourd en termes de processus.

Gérer des flux de tâches peut en outre s’avérer nécessaire hors d’une démarche projet. L’applicatif interviendra alors pour établir une liste de tâches, y compris courantes et récurrentes. Il permet de distribuer les actions (une to-do-list) entre des utilisateurs, de définir des échéances et d’en suivre la réalisation jusqu’à l’achèvement.

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Avantages de la gestion de tâches : collaboration et productivité

L’objectif d’un gestionnaire de tâches est par conséquent d’optimiser le travail au sein d’un collectif de salariés et de dégager ainsi des gains de productivité. Il fournit de plus aux dirigeants une vision synthétique sur l’état d’avancement des opérations et l’activité de l’entreprise.

Dans le cadre d’une gestion de projet, le gestionnaire de tâches joue un rôle d’orchestration. Il liste l’ensemble des tâches et sous-tâches à réaliser, le séquençage de celles-ci et enfin leur assignation entre les membres de l’équipe projet.

Sur un plan opérationnel, les avantages d’un tel logiciel sont :

  • Une amélioration de la productivité et de l’industrialisation de la gestion de projet. L’outil permet en effet aux responsables de projet d’identifier les actions à mener, de définir des responsabilités et de fixer échéances et objectifs. Hors gestion de projet, le logiciel permet aussi de structurer un processus et son bon déroulement. Il pourra agir, par exemple, au sein d’une équipe commerciale du suivi du traitement d’un lead (prospect).
  • La simplification de la gestion des tâches. L’ensemble des tâches à réaliser sont réunies au sein d’une même interface et partagées entre tous les collaborateurs concernés par leur conduite. De plus, toutes les informations liées à ces actions sont regroupées. La centralisation facilite le bon suivi et alerte en cas de retard ou d’anomalie.
  • La définition de priorités. Toutes les tâches ne se valent pas, ni en importance ni en temps de traitement. Le gestionnaire permet ainsi de renseigner des niveaux de priorité pour chaque tâche et des durées. Ces données contribueront à simplifier l’établissement des plannings des collaborateurs.
  • Une collaboration accrue. La planification des tâches ne se résume pas au listing des actions. Elle embarque également des fonctions collaboratives et du partage d’informations (documents, commentaires, etc.). L’avantage réside alors dans la création d’une même base de connaissances.

Des fonctionnalités axées sur le pilotage

Les fonctionnalités incontournables d’un logiciel de gestion de tâches sont :

  • La création et la planification des tâches : cette fonction permet de créer de nouvelles tâches, d’assigner des tâches nouvelles ou existantes, puis de les programmer (dates de début et de fin). Cela englobe également les mises à jour et la modification de tâches.
  • Les notifications automatiques : à chaque moment clé, des alertes seront automatiquement adressées aux utilisateurs concernés et à leurs responsables.
  • La création de sous-tâches : un même processus peut être décomposé en sous-tâches, chacun attribuable à une ou plusieurs personnes.
  • La gestion des tâches récurrentes : pour gagner en productivité, des tâches récurrentes peuvent être définies et planifiées sur une durée déterminée, sur un mois ou une année, par exemple.
  • Le suivi de l’avancement : gestionnaires et utilisateurs peuvent contrôler l’état d’avancement d’une tâche et ainsi prévenir les retards ou les anticiper.

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