Gestion de projets : comment faire face à l’incertitude actuelle et réaliser des projets malgré tout

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Comment peut-on encore planifier quelque chose et, si oui, comment ? Quatre experts nous donnent leur avis.

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1. Fixez les bonnes priorités à long terme pour votre équipe

Joe Soule, directeur technique de Capital One Europe, affirme que la réussite dans la gestion d’une crise dépend moins des événements qui se produisent que de la manière dont vous adaptez votre entreprise à la crise. Il dit que la chose importante que Capital One a faite est de toujours se préparer au changement et à l’incertitude.

“Il aurait été difficile pour moi de me lancer dans la réalisation de cinq projets vraiment importants pour l’organisation, tous basés sur notre vision du monde en 2019. Mais je ne l’ai pas fait. Nos 60 équipes agiles avaient chacune un retard d’environ trois sprints de travail par rapport au plan d’investissement de l’année, ce qui était plus une question de capacité qu’autre chose”, dit-il.

Lorsque le confinement a commencé, les équipes techniques agiles de la banque ont pu relever les défis auxquels l’entreprise était confrontée. L’agenda a plus long terme s’est arrêté plutôt que de pivoter radicalement parce que le travail de l’équipe informatique pour l’entreprise est axé sur les objectifs plutôt que sur les fonctionnalités.

“Les équipes étaient attachées aux résultats qu’elles créaient pour le client”, dit-il. “En gros, ces objectifs n’ont pas beaucoup changé – les impératifs généraux ont résisté à l’épreuve du temps. Et en résistant à l’épreuve du temps, les objectifs de la plupart des gens sont toujours engagés dans la résolution de ce type de problèmes”.

2. Utiliser la planification de scénarios pour se préparer à de nombreux futurs différents

Lily Haake, DSI du recruteur Harvey Nash, estime qu’il est utile de rappeler que la pandémie de Coronavirus n’est pas le seul défi auquel sont confrontés les chefs d’entreprise : “Nous sommes entrés dans une ère où tout est incertain, qu’il s’agisse de Brexit, de COVID ou du changement climatique”.

Un excellent outil qui peut aider, selon M. Haake, est la planification de scénarios, qui est une méthode stratégique que certaines organisations utilisent pour établir des plans flexibles à long terme en développant des scénarios sur la façon dont l’avenir pourrait se dérouler et comment cela pourrait affecter un problème auquel elles sont confrontées. “Mais ne vous contentez pas de planifier deux ou trois scénarios, planifiez en neuf ou dix”, dit M. Haake.

Selon elle, la bonne nouvelle pour les cadres impliqués dans de tels exercices de planification est que les modèles de technologie et de ressources humaines qui peuvent aider les entreprises à faire face à ces différents scénarios ont changé pour permettre une plus grande flexibilité. Bien que l’avenir soit incertain, les chefs d’entreprise peuvent utiliser cette flexibilité pour les aider à faire face à des événements imprévisibles.

“Des choses comme le SaaS peuvent souvent être facilement adaptées en fonction de la base d’utilisateurs si les entreprises veulent se développer ou se réduire”, dit-elle.

3. Construire des fondations solides pour soutenir une attitude agile

Steve Otto, directeur technique de The R&A (organisme en charge du golf outre-Manche), estime que les entreprises doivent trouver un équilibre entre deux caractéristiques essentielles : des fondations solides et une attitude agile. “Faire face à l’incertitude est une combinaison de ces deux choses qui peuvent sembler contradictoires. Il faut avoir une base vraiment solide – mais il faut aussi avoir la capacité et l’aptitude mentale d’être agile”, dit Otto.

La capacité de son équipe à réagir rapidement à des conditions changeantes a été mise à l’épreuve en début d’année. Otto et ses collègues ont utilisé une combinaison de données et de vidéo pour créer en trois mois seulement un tournoi virtuel réunissant les meilleurs golfeurs des 50 dernières années.

“Je pense que parfois les gens peuvent penser que l’agilité signifie simplement qu’on peut passer de tel ou tel projet à tel autre, mais il s’agit en fait d’avoir une base solide. Ainsi, lorsqu’une demande de données supplémentaires est formulée, elle est effectivement présente – et vous pouvez alors être agile. Je ne pense pas que vous vouliez simplement vous réimaginer constamment”, dit-il.

4. Utilisez votre expérience pour aider le reste de l’entreprise à s’adapter

Steve Bates, directeur du consultant KPMG, reconnaît également le besoin d’agilité et affirme que cette exigence est devenue courante. Nous en sommes maintenant à un point où toute l’entreprise – et pas seulement le département informatique – doit être adaptative et agile.

“Et cela va prendre du temps ; vous ne pouvez pas faire ça du jour au lendemain. Ce que vous allez voir, c’est la tendance des investissements à long terme et à grande échelle à être divisés en plus petits morceaux. Cela permet à l’informatique et à l’entreprise de travailler ensemble pour démontrer rapidement leur valeur et ensuite évaluer en permanence si elles sont sur la bonne voie”, dit-il.

Selon M. Bates, l’avenir de la technologie sera probablement marqué par une diminution des investissements pluriannuels dans les technologies de plate-forme : “Je pense que les entreprises et les technologies de l’information veulent toutes deux des services rapides et modulaires, puis une évaluation et un alignement continus du marché et de l’état du parc technologique. Je pense qu’une planification excessive serait une erreur ; il est probablement préférable de se limiter à de petits horizons”.

Pour l’informatique, ce n’est pas grave – il s’agit simplement d’une méthode de travail agile que la plupart des organisations ont déjà adoptée. Mais pour le reste de l’entreprise, l’impact de ce changement est important. Selon M. Bates, les cadres non informaticiens cherchent traditionnellement à aligner le capital et à l’exécuter. Aujourd’hui, la tendance est d’investir dans de plus petites parts en raison de la volatilité macro-économique.

Les responsables informatiques devraient utiliser leur expérience durement acquise en matière de transformation numérique pour aider le reste de l’entreprise à faire face à l’incertitude : “Je pense que les DSI ont un avantage intrinsèque dans la mesure où le changement a toujours été une constante dans les technologies de l’information – c’est tout simplement la nature du travail dans la technologie. L’organisation informatique est bien placée pour aider l’entreprise à adopter davantage de ces pratiques”.

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