Gestion de projet : comment ces deux fonctionnalités de Google Docs peuvent vous aider

Si vous avez déjà eu à travailler sur un projet, vous savez à quel point la gestion des tâches associées peut être importante. Mais tout le monde n’a pas besoin d’un outil de gestion de projet à part entière. Certes, les tableaux Kanban sont excellents, et certains ne jurent que par les diagrammes de Gantt, mais dans certains cas, ces outils sont tout simplement trop lourds pour les besoins à remplir.

Si vous êtes dans ce cas, Google propose une fonctionnalité dans Docs qui ne manquera pas de vous plaire. Elle a été introduite peu de temps après que Google a lancé la fonctionnalité People Chips (qui vous permet de contacter facilement d’autres utilisateurs à partir d’un document Google). Après cette publication, Google a commencé à l’enrichir pour qu’elle permette non seulement de marquer les utilisateurs, mais aussi de lier des fichiers, d’ajouter des dates et bien plus encore, tout cela en tapant le symbole @ dans un document et en sélectionnant l’élément nécessaire dans la liste déroulante.

Google a ensuite porté cette fonctionnalité à un niveau encore plus élevé en y ajoutant la possibilité de suivre l’état d’avancement d’un projet. Les puces People sont devenues des puces intelligentes afin d’élargir l’offre de manière à ce que vous puissiez ajouter des projets, sélectionner leur état, associer des fichiers et ajouter des notes. Mais ce n’est pas tout. Vous pouvez ajouter à la fois une Feuille de route de produit et un Suivi des révisions, ce qui vous permet de garder un œil sur l’état d’avancement d’un projet et de suivre le statut des révisions pour différentes tâches.

En combinant ces deux fonctionnalités, vous disposez d’un outil de gestion de projet assez solide (bien que basique) qui peut être facilement intégré à un document Google.

Laissez-moi vous montrer comment utiliser cette nouvelle fonctionnalité, qui fonctionne à la fois sur les versions gratuites et payantes de Google Workspaces.

Comment utiliser les fonctionnalités de gestion de projet dans Google Docs ?

La première chose à faire est d’ajouter une Feuille de route de produit dans un document Google. Cette fonctionnalité vous permet de suivre l’état d’avancement de vos différents projets.

1. Ouvrez un document Google Docs

Pour ajouter une Feuille de route, ouvrez un document Google Docs. Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez ajouter la feuille de route et tapez le caractère @, qui fera apparaître une liste déroulante dans laquelle vous pourrez sélectionner l’une des options.

La liste déroulante @ en action sur Google Docs. Capture d’écran par Jack Wallen/ZDNET

2. Sélectionner la Feuille de route du produit

L’objet sera ajouté à votre document.

Capture d’écran par Jack Wallen/ZDNET

Notre feuille de route a été ajoutée à un document Google Docs. Capture d’écran par Jack Wallen/ZDNET

3. Ajouter des informations

Vous pouvez ensuite saisir le nom de vos projets et ajouter des fichiers et des notes connexes. Vous pouvez également modifier l’état de chaque projet au fur et à mesure de son évolution en cliquant sur le menu déroulant de l’état de chaque projet.

Modifier l’état d’un projet est simple. Capture d’écran par Jack Wallen/ZDNET

4. Ajouter ou modifier des options

Par défaut, il y a trois statuts prédéfinis : Pas commencé, En cours, Lancé. Si vous souhaitez en ajouter d’autres, cliquez sur un statut dans l’un de vos projets, puis sur Ajouter/Modifier des options. Dans la fenêtre qui s’affiche alors, cliquez sur Nouvelle option pour ajouter un nouveau statut ou modifiez l’un des statuts prédéfinis.

Ajout d’un nouveau statut pour la feuille de route du projet. Capture d’écran par Jack Wallen/ZDNET

5. Ajout d’un outil de suivi des révisions

Vous pouvez également ajouter un Suivi des révisions à votre document, ce qui facilite le suivi des révisions pour les tâches du projet. Cette option ne comprend que les champs Réviseur, État et Remarques.

L’objet Suivi de révisions est ajouté à un document Google Docs. Capture d’écran par Jack Wallen/ZDNET

6. Ajouter ou modifier des options de suivi des révisions

Vous pouvez ajouter de nouveaux statuts à l’objet Suivi des révisions de la même manière que vous l’avez fait pour la feuille de route du projet.

Et lorsque vous n’avez plus de lignes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne inférieure et sélectionnez Insérer une ligne en dessous.

Ajout de nouvelles lignes à la feuille de route du projet. Capture d’écran par Jack Wallen/ZDNET

Ces fonctionnalités vous permettent de suivre l’évolution d’un projet sans utiliser un logiciel complet et lourd de gestion de projet, tout en bénéficiant de la convivialité de Google Docs.

Source : “ZDNet.com”