Gérer ses archives papier : le test de l’IRIScan Book 5

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Gérer ses archives papier : le test de l’IRIScan Book 5

Image : I.R.I.S.

Confinement oblige, si les journées sont généralement bien remplies, il faut parfois se trouver une occupation le soir. Si vous en profitiez pour enfin classer et archiver les feuilles volantes qui encombrent vos tiroirs ?

L’IRIScan Book est un scanner portatif, à main, qui permet de numériser en quelques secondes articles et documents A4. Il est compatible avec Windows et MacOS.

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Fonctionnalités

Le scanner est livré avec des logiciels de reconnaissance des caractères, et c’est tout son intérêt. Il vous suffit de passer le scanner sur une page et le document apparaît – soit sur votre écran d’ordinateur, soit sur la petite fenêtre du scanner – grâce à InstantResult. Vous pouvez rogner, faire pivoter, sélectionner les zones qui vous intéressent et enregistrer le document.

Sur InstantResult, vous pouvez choisir d’enregistrer le document au format image ou directement en PDF. Si vous enregistrez au format image, un simple clic droit vous permettra de le convertir en PDF, avec le texte. Lorsque le document est enregistré au format image avec InstantResult, la reconnaissance des caractères n’est pas en action. Mais vous pouvez parfaitement enregistrer le document en PDF ou choisir l’option “enregistrer le texte reconnu”, ou plus simplement “copier le texte”.

Avec InstantResult, l’IRIScan Book est accompagné du logiciel Readiris. Il s’avère très utile pour les coupures de journaux et autres documents, qui ont été scannés par le passé et enregistrés au format image ou en PDF image, sans reconnaissance des caractères. Là encore, un simple clic droit permet de convertir le document en texte. Il peut également convertir les documents en tableur. Idéal pour scanner des relevés de compte, des factures, bref tous les documents comportant des lignes comptables.

Prise en main

Le scanner est livré avec une carte mémoire, un câble de connexion USB ainsi qu’une pochette en tissu pour le ranger. La dernière version, IRISScan Book 5 Wi-Fi, mesure 25 cm sur 3,5 cm. Il peut donc se ranger sans problème dans un sac à dos, un sac à main ou être posé sur un bureau sans être encombrant. Une réserve sur le plan matériel : le câble de connexion est assez court.

Pour vos premiers scans, nous vous recommandons de connecter votre appareil à votre ordinateur, afin de voir le rendu sur InstantResult. Il vous faudra plusieurs essais pour apprendre à scanner correctement vos documents.

Une fois connecté à votre ordinateur, allumez le scanner et lancez InstantResult. Prenez votre document, appuyez sur le bouton scan de l’appareil. La fenêtre indiquera alors “scan”. Passez le scanner sur le document et si le résultat vous convient, appuyez de nouveau sur scan pour arrêter la numérisation. Choisissez comment enregistrer le document  : image, OCR, PDF ou. docx. Par défaut, le logiciel enregistre le document sous le nom “format choisi — content — YYYY — MM — DD — HH — mm — ss”.

Limites de l’outil

Le gros point faible de l’IRIScan Book est la non-prise en charge de l’écriture manuscrite. Il est capable de scanner le document, mais ne reconnaît pas les mots. Il ne faut donc pas s’en servir pour numériser et indexer des écrits faits à la main.

Par ailleurs, il y a un temps d’apprentissage à ne pas négliger. Si la prise en main est simple avec des documents A4, pour des coupures de presse dont les formats sont parfois exotiques, il faut passer un peu de temps pour comprendre comment positionner le scanner.

Enfin, l’affichage sur le scanner est parfois trompeur. Le message “error” peut apparaître pendant le scan alors que le rendu est parfait. Quant au scan de livres, s’il peut être utilisé sur des livres grand format, ne comptez pas scanner vos livres de poche avec.

A qui s’adresse-t-il ?

En premier lieu, l’IRIScan s’adresse aux personnes qui ont accumulé beaucoup (trop) de papiers et qui ont besoin de faire de la place dans leur espace de vie. On a tous connu cela : on jette un document en se disant qu’on n’en aura plus besoin et quelques années plus tard, la facture de la douche italienne, avec la référence, nous fait cruellement défaut, nous obligeant à changer toute la cabine de douche alors qu’on aurait pu commander la pièce manquante. Avec cet outil, ces mésaventures sont terminées.

Autre public cible : les étudiants. Une fois le coup de main maîtrisé, le scan d’une page A4 prend une seconde. A titre d’exemple, le scan d’une cinquantaine de coupures de presse, dans des formats très diversifiés, a pris 30 minutes. Terminées les photocopies en bibliothèque qui alourdissent considérablement un budget étudiant et le sac à dos. Bien que la reconnaissance de caractères ne fonctionne pas avec l’écriture manuscrite, on peut tout à fait s’en servir pour scanner les notes de cours d’un camarade.

Public de niche, mais qui y trouvera certainement un intérêt : les juristes, avocats et personnes qui travaillent avec des documents manuscrits qu’il faut faire protéger. Si vous êtes amené à travailler avec des schémas, dessinés sur papier, qui doivent être protégés au titre de la propriété intellectuelle, la préparation de vos enveloppes Soleau sera beaucoup plus rapide.

Quelle version et quel budget ?

Actuellement, il y a trois versions de l’IRIScan : le 3, le 5 et le 5 Wi-Fi. Le 3 est le moins cher, mais aussi le plus basique. Il fonctionne à piles et ne permet pas la numérisation de plusieurs pages afin de créer un PDF multipages. Par ailleurs, il ne numérise pas directement au format image ou en PDF. Il est vendu à 99 €.

Le 5 est équipé d’une batterie lithium rechargeable, numérise directement en image ou PDF et permet le scan multipages. Il est vendu à 129 €.

Enfin, le 5 Wi-Fi permet le transfert des documents numérisés vers n’importe quel terminal et inclut une application iOS et Android. Vendu à 149 € sur le site officiel de la marque, il peut faire l’objet de réduction sur Amazon. En effet, au mois d’octobre 2020, il était vendu à 119 € par le fabricant.

Vous n’avez plus d’excuse pour laisser traîner vos documents.

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