Gagnez du temps sur Google Docs grâce aux substitutions

Image : Halfpoint Images/Getty Images.

Imaginez : vous êtes en train de travailler sur un long document dans Google Drive. Vous écrivez, et les mots « glissent sur le papier » – rien ne peut vous arrêter. Rien, vraiment ? D’un coup, vous devez écrire un caractère spécial qui n’existe pas sur votre clavier. D’un coup, votre flux de travail est interrompu. Et pour retrouver votre concentration ensuite, il faudra du temps.

Alors, bien sûr, vous pouvez continuer d’écrire et revenir corriger le mot plus tard. Mais vous risque d’être de nouveau arrêté un peu plus loin par un autre symbole à ajouter. Et ainsi de suite.

Heureusement, des outils existent pour éviter ce genre de problèmes. L’un d’entre eux est la substitution personnalisée de Google Docs.

A quoi servent les substitutions ?

En résumé, les substitutions permettent d’établir une sorte de raccourci pour gagner du temps.

Si vous devez écrire un mot avec un caractère spécial qui n’existe pas sur votre clavier – par exemple, vous voulez insérer un mot espagnol avec le tilde ˜, comme españa – vous devez aller dans Insérer > Caractères spéciaux, puis trouver le caractère en question, l’ajouter à votre texte, puis taper le reste du mot. Si le mot est utilisé une seule fois dans votre texte, ce n’est pas très grave. Au pire, vous pouvez le laisser mal orthographié et le corriger à la fin de votre session d’écriture. Mais si le mot revient régulièrement, vous allez être gêné ou interrompu à chaque fois.

Vous savez quels mots vous dérangent régulièrement ? Alors, vous pouvez d’ores et déjà créer une substitution en suivant les étapes suivantes. Pour cela, vous aurez simplement besoin d’un compte Google valide et d’un navigateur web.

1. Ouvrez Google Docs

Créez un nouveau document – ou ouvrez un document existant – depuis Google Docs ou Google Drive.

2. Ouvrez les préférences

Une fois dans le document, cliquez sur Outils > Préférences.

3. Créez votre substitution

Vous voulez créer un raccourci pour remplacer automatiquement « coeur » par « cœur ». Dans la fenêtre qui s’affiche, tapez coeur dans la colonne de gauche, puis cœur dans la colonne de droite. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

Et voilà, vous avez réussi à faire votre première substitution ! Votre productivité est prête à faire un bond.

Mises en garde

Il y a deux choses à savoir concernant les substitutions :

• Les majuscules ne sont pas prises en compte. Ainsi, si vous voulez que vos initiales soient remplacées automatiquement par votre nom complet, Google Docs conservera la casse que vous avez utilisée pour taper les initiales. Par exemple, vous avez enregistré la substitution « ZD » par « ZDnet ». Si vous tapez « zd », vous obtiendrez « zdnet ». Si vous tapez « ZD », vous obtiendrez « ZDNET ». Mais vous ne pourrez pas obtenir directement « ZDnet ».
• Lorsque vous êtes dans votre texte, pour que l’autocomplétion fasse son travail, vous devez ajouter une espace ou appuyer sur la touche tab.

Cette fonctionnalité de Google Docs peut vous permettre de gagner beaucoup de temps, au-delà des simples caractères spéciaux. Pensez-y, et faites-vous une liste pour vous aider au quotidien.

Source : ZDNet.com