Comment SNCF Réseau mène ses chantiers au temps de la Covid

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Comment SNCF Réseau mène ses chantiers au temps de la Covid

La direction des études Ile-de-France conçoit les projets d’infrastructure ferroviaire pour toute la région – des projets quasi titanesques. Ses équipes élaborent, par exemple, les programmes de travaux et maintenance pour des projets complexes – comme Eole ou le Grand Paris – atteignant le milliard d’euros. Environ 600 collaborateurs y sont engagés, répartis sur plusieurs sites, dont principalement ceux de Paris-Est et de Montparnasse.

Les aménagements ferroviaires constituent des chantiers souvent complexes. Source : SNCF Réseau.

« Pour ma direction de l’ingénierie ferroviaire SNCF Réseau en Ile-de-France, je recherchais une solution performante qui puisse faciliter les comptes-rendus de nos nombreuses réunions d’équipe et projet. Nous voulions équiper les managers, les coordinateurs projets et tous ceux qui le souhaitaient – soit une bonne centaine de personnes », explique Jacques Berling, devenu entre-temps directeur de projets Système ferroviaire du futur.

Jacques Berling, directeur projets Système ferroviaire du futur à la SNCF.

Son équipe de direction tenait parfois des réunions totalisant plus de 6 heures par jour : « nous cherchions donc un outil permettant de les raccourcir. Certains comités de direction peuvent durer trois heures. En présentiel, les réunions sont censées durer moins longtemps, car les discussions avancent plus rapidement. Mais la notification des décisions prises n’est pas toujours rigoureuse ».

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Décider plus vite

Jusque-là, les équipes utilisaient OneNote et, épisodiquement, Teams de Microsoft. « Pour les réunions, nous manquions d’un support visuel, une sorte de tableau blanc partagé par tous et un récapitulatif automatisé des actions décidées ou restant à décider », ajoute Jacques Berling.

« La solution Aster que nous avons retenue fin 2019, sur la recommandation d’un consultant, permet d’arriver plus vite à un consensus et de tracer les décisions. En chargeant les données au fur et à mesure de la discussion, l’application enregistre les points d’avancement. C’est très efficace. Nous n’avons pas eu connaissance d’une autre solution équivalente. »

La période du premier confinement a confirmé, dans le contexte de télétravail, ses avantages : notamment le fait de pouvoir afficher l’avancée des programmes, lot par lot, et entériner les décisions. Et lorsqu’un point n’a pas pu donner lieu à une décision, il est reproposé automatiquement lors de la réunion suivante. Et le compte-rendu est généré automatiquement avec notification des décisions.

Un déroulé exigeant

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SNCF Réseau, le déroulement des étapes d’un projet.

Pas d’objections chez les utilisateurs ? « Il faut accepter de se plier à l’application et à ses contraintes. Mais ce n’est pas très compliqué. Il ne faut pas plus de deux réunions pour apprendre à maîtriser l’outil. Les quelques points de blocage, qui peuvent surgir sur certaines fonctionnalités, se règlent rapidement », explique Jacques Berling.

L’application déroule sa propre logique qu’il faut suivre, « sinon on s’expose à des blocages ». Les assistantes ont été formées à l’utilisation de l’outil ; elles peuvent préparer l’organisation des réunions.

Pour intégrer un nouveau participant, il suffit de l’inviter. Il obtient tout de suite un accès aux principales fonctionnalités. Il se connecte au “cloud” d’Aster (en mode SaaS). Le poste client “invité” ne nécessite pas de licence ; mais l’application gratuite est figée et ne propose pas de possibilités de modification. Les partages de notes ou documents sont néanmoins possibles. L’application fait l’objet d’une licence globale pour les organisateurs de réunions.

L’un des principaux avantages reste la possibilité de résoudre des points de discussion bloquants. Comment ? En partageant directement des éléments clés :  graphiques, documents, notes spécifiques, etc. qui sont déposées en certaine zones, disponibles pour tous et téléchargeables à partir de l’ordre du jour.

Une solution structurante

« C’est un outil structurant car il permet de déposer des “templates” qui organisent le déroulement en fonction du type de réunion. Au fur et à mesure de l’avancée de l’ordre du jour, les documents sont ouverts, consultés, discutés », explique Jacques Berling.

Les comptes-rendus ne sortent pas du cercle des participants. Ces derniers peuvent apporter des informations, de façon autonome. Les managers n’y ont accès que s’ils ont participé. Ils peuvent également faire suivre automatiquement dans leurs réunions avec leurs N-1 les informations qu’ils veulent “cascader” à leurs équipes en les “taggant” à partager.

Pour envoyer et échanger les comptes-rendus, et en garder la trace, il suffit de les pousser dans sa messagerie. Aster s’interface facilement avec la suite Office de Microsoft. Mais, jusqu’ici, le service informatique n’a pas autorisé l’intégration avec Teams ou Chrome.

A la fin 2020, l’application Aster a été adoptée à la direction de l’ingénierie industrielle. D’autres services centraux de la SNCF sont en train de la tester.

Aster intègre Project Cortex de Microsoft et est accessible via Teams

Depuis le 1er décembre, Aster est accessible depuis le “store” de Microsoft Teams.

Par ailleurs, l’application a été intégrée à l’écosystème de partenariat Project Cortex de Microsoft orienté IA (intelligence artificielle) et intéressant les entreprises clientes d’Office 365. Les développeurs d’Aster sont en train d’intégrer les nouvelles interfaces de programmation d’applications (API Microsoft Graph) pour élaborer des services de métadonnées gérées par Cortex et ainsi enrichir dynamiquement les bases de connaissances des entreprises.

Il s’agit de convertir tous les contenus – y compris la messagerie Outlook et la visioconférence Teams – en bases de connaissances, facilement exploitables sous formes de fiches thématiques.

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