Comment mener à terme une transformation digitale interne

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Comment mener à terme une transformation digitale interne

L’obligation pour les entreprises de mettre en œuvre massivement du télétravail a fait la joie des fabricants de PC et des fournisseurs de solutions collaboratives. Zoom a ainsi vu le nombre des utilisateurs de sa plateforme de visioconférence être multiplié par 5 en quelques semaines.

Microsoft Teams aussi a enregistré une progression fulgurante de son usage. La base d’utilisateurs quotidiens a bondi de 44 millions à plus de 70 millions. Si l’application collaborative était plus connue des salariés, elle n’était cependant pas systématiquement inscrite dans les habitudes de travail.

Ces outils adoptés pendant la crise résisteront-ils néanmoins à la sortie de crise ? Mais surtout, l’évolution digitale interne s’inscrit-elle dans la durée ? « La transformation digitale ne se résume pas au déploiement de Teams, et surtout pour faire de la visioconférence. Ce doit être beaucoup plus profond, et toucher notamment l’organisation et la culture managériale », prévient Christophe Coupez, consultant pour Abalon et spécialiste des digital workplace.

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Corriger les mauvaises pratiques et faire évoluer le management

Le retour au bureau des salariés pourrait ainsi se traduire par un net recul de l’utilisation de ses solutions pour poste de travail, trop souvent cantonnée à la visioconférence. Pour revendiquer une véritable transformation dans la durée, les entreprises doivent se reporter à un autre indicateur : la baisse du nombre d’e-mails échangés (combinée à la hausse des communications sur des outils comme Teams, Slack, etc.)

Le consultant constate en outre souvent un mauvais usage de ces applications, faute d’accompagnement et de gouvernance. L’adoption est dans bien des cas une mesure d’urgence plus qu’un choix. A terme, ces pratiques pourraient donc s’avérer contre-productives et favoriser un retour en arrière, par exemple à l’e-mail.

Pour prévenir ce désenchantement, Christophe Coupez appelle à réorganiser et structurer. Et cela passe notamment par l’implication de la direction des ressources humaines. « Peut-on décemment réinventer la manière de travailler, de communiquer, de collaborer sans embarquer la DRH ? Parce que la transformation digitale interne, c’est tout cela », martèle-t-il.

Le rôle du DRH consistera ainsi à mener des actions de pédagogie et de formation auprès du management. « Sa fonction est essentielle. On ne peut pas toucher les managers sur le digital sans passer par la DRH. »

Les managers sont eux aussi en première ligne sur la transformation interne, grâce aux outils digitaux. « Leur devoir, c’est d’explorer toutes les pistes possibles pour être plus efficace », résume l’expert. Pour l’encourager, la DRH pourra par exemple l’intégrer dans les évaluations annuelles des collaborateurs.

Pas de changement durable sans transformation managériale

Cela ne sera cependant possible qu’à condition de mener en amont une transformation managériale. Le réseau social d’entreprise pourra être un des leviers de cette nouvelle posture managériale. Son utilisation suppose cependant une approche « bienveillante », au risque sinon de décourager son adoption par les salariés.

Ces plateformes internes sont bien souvent boudées. Mais, pour Christophe Coupez, la cause est dans bien des cas la même : l’absence d’accompagnement lors du lancement du réseau social. « Et surtout, il n’est pas expliqué aux managers comment se comporter » sur le RSE.

« La transformation d’entreprise, c’est expliquer, définir une stratégie, faire de la pédagogie sur ce qu’il est possible de faire, ce qu’on en attend et comment aider les collaborateurs à bien utiliser les outils, en termes d’usages comme de comportements », précise encore le consultant.

Par conséquent, si la Covid a déclenché un pic de curiosité à l’égard de solutions et modes de travail, il reste à piloter la transformation dans la durée pour la pérenniser. Depuis la fin du confinement, l’étape d’après dans de multiples entreprises consiste ainsi à structurer l’utilisation des applicatifs.

Autre phase à mener : aller au-delà de la seule visioconférence, souvent la porte d’entrée vers le collaboratif pendant la crise. Un accompagnement, ou a minima une formation sur les bonnes pratiques, permettra de développer l’adoption du numérique en interne. Et surtout d’inscrire les nouveaux usages dans la durée.

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