Comment composer un e-mail à partir de Google Docs

De temps en temps, Google dévoile une nouvelle fonctionnalité tellement utile qu’il est impossible de passer à côté. Pour vous faciliter la vie, il est désormais possible de composer un e-mail directement à partir d’un document Google Docs.

Prenons un exemple : on vous a chargé de rédiger un e-mail à envoyer à un client ou à un tiers. En temps normal, vous rédigez l’e-mail, vous le copiez-collez pour l’envoyer aux autres membres de votre équipe – afin qu’ils le lisent et vous suggèrent des modifications éventuelles. Une fois que vous avez eu leur retour, vous retravaillez l’e-mail, vous le copiez-collez de nouveau dans une fenêtre “Nouveau message” sur Gmail, puis vous l’envoyez.

Il existe désormais une bien meilleure solution, car l’équipe de Google a rendu possible la création de brouillons pour Gmail directement dans Google Docs. Vous pouvez ensuite partager ce document avec votre équipe, obtenir des commentaires, puis envoyer l’e-mail à partir de Docs. Vous pouvez même créer un document et composer plusieurs e-mails à envoyer à différents destinataires, partager le document avec votre équipe et demander à d’autres personnes de vous aider à écrire les missives.

Oui, c’est plutôt cool. La seule chose dont vous aurez besoin pour cela est un compte Google et un accès à Google Drive.

Création d’un brouillon d’e-mail dans Google Docs

D’abord, ouvrez un nouveau document Google Docs. Placez votre curseur n’importe où dans le document.

Cliquez ensuite sur Insertion > Composants principaux > Brouillon d’e-mail.

Une fois que vous avez ajouté un brouillon d’e-mail dans un document Google Docs, il est temps de créer votre e-mail comme si vous travailliez dans Gmail. Vous pouvez ajouter un destinataire, un Cc, un Cci, un objet et le corps de l’e-mail comme sur le schéma ci-dessous.

Le bloc e-mail a été ajouté à un document Google Docs, et vous pouvez à présent ajouter des pièces jointes. Pour ce faire, cliquez sur l’icône Gmail bleue à gauche du bloc (cf. ci-dessus), ce qui ouvrira une fenêtre pop-up distincte, dans laquelle vous pourrez ajouter des pièces jointes, formater le corps du texte, etc.

La fenêtre contextuelle Gmail s’affiche lors d’un envoi à partir du bloc e-mail dans un document Google Docs.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton “envoyer” et la missive est envoyée au destinataire. Après l’envoi du message, vous devez fermer manuellement la fenêtre pop-up. Si vous ne voulez pas envoyer à partir du document, vous pouvez toujours aller dans Gmail et sélectionner l’étiquette Brouillon, où vous trouverez l’e-mail en attente d’être envoyé.

Et c’est tout ce qu’il y a à faire pour profiter de cette nouvelle fonctionnalité de Google Docs. Si vous avez besoin de collaborer sur des courriers électroniques ou si vous souhaitez simplement rédiger rapidement un message tout en travaillant dans Google Docs, c’est désormais possible.

Source : ZDNet.com