5 astuces Google Drive pour vous faciliter la tâche au quotidien
Je dépends de Google Drive. Je l’utilise tous les jours du matin au soir. Comme je passe beaucoup de temps à travailler dans le système de stockage en cloud, j’ai mis au point quelques “trucs” pour rendre mon expérience plus efficace et efficiente.
Avant de vous donner ces conseils utiles, sachez qu’ils ne concernent pas les applications individuelles de Google Drive (Docs, Sheets, Slides et Forms). Ces conseils portent sur Google Drive lui-même et sur la façon de tirer le meilleur parti de la plateforme. Par conséquent, si vous recherchez des conseils spécifiques à l’un des outils inclus, vous devrez poursuivre votre recherche. Toutefois, si vous souhaitez améliorer votre travail quotidien avec Drive, vous êtes au bon endroit.
Ceci étant dit, passons aux conseils.
1. Organisez vos dossiers
Cela va sans dire, mais l’organisation de vos dossiers est indispensable. Si vous vous contentez de tout enregistrer dans le dossier racine de Google Drive, vous vous retrouverez avec un désordre absolu sur les bras. Même si vous créez des dossiers pour héberger des documents, si ces dossiers ne sont pas organisés, vous passerez plus de temps à chercher des fichiers qu’à travailler avec eux.
Disons, par exemple, que vous travaillez avec des clients ou des projets spécifiques. Vous pouvez créer un dossier pour le client A, le client B, le client C et le client D, ou le projet 1, le projet 2, le projet 3 et le projet 4. Si vous travaillez à la fois avec des clients et des projets, vous pouvez créer un dossier appelé “Clients” et un autre appelé “Projets”, puis créer des sous-dossiers appelés Client A, Client B, Client C, Client D, etc.
Voici comment je configure ma hiérarchie Google Drive : Client > Année > Mois.
Ainsi, je pourrais avoir par exemple “Client A > 2022 > Juillet”. Dans le dossier juillet, j’ajoute tous mes contenus pour ce mois. Cette mise en page permet de savoir très facilement où se trouve chaque élément de Drive sans avoir à y penser.
2. Attribuez un code couleur à vos dossiers
Pour simplifier la hiérarchie des dossiers, j’attribue un code couleur à chaque dossier client. Ainsi, il me suffit de rechercher la couleur au lieu du nom. Pour attribuer un code couleur à un dossier, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier dans Google Drive et sélectionnez Changer de couleur > Couleur (où Couleur est la couleur que vous souhaitez définir pour le dossier en question).
3. Utilisez la barre latérale des activités
Étant donné que j’utilise beaucoup Google Drive, j’ai parfois besoin d’accéder très rapidement à un document sur lequel j’ai récemment travaillé dans un dossier. Imaginons que j’ai écrit un article pour ZDNet et que j’ai besoin de vérifier rapidement un élément du document. Si j’ouvre Google Drive et que je sélectionne le dossier ZDNet, le volet Activité bascule et affiche uniquement l’activité récente associée à ce dossier.
Je peux cliquer sur n’importe lequel de ces documents pour l’ouvrir rapidement et faire ce que je dois faire.
4. Utilisez la fonction étoile pour accéder rapidement aux fichiers et dossiers importants
J’ai certains documents auxquels je dois me référer régulièrement mais qui sont éparpillés dans la hiérarchie des dossiers de Google Drive. Je ne veux pas avoir à rechercher ces documents (car c’est une perte de temps précieuse). Au lieu de cela, j’attribue des étoiles à ces documents afin qu’il me suffise d’aller dans le dossier étoilé pour les trouver.
Pour marquer un document d’une étoile, il suffit de cliquer sur l’icône en forme d’étoile située directement à droite du nom du fichier.
5. Utilisez l’outil de recherche avancé
Enfin, n’hésitez jamais à utiliser l’outil de recherche avancée. La fonction de recherche ordinaire de Google Drive est assez puissante en soi, mais vous devez savoir exactement comment l’utiliser. Bien sûr, vous pouvez toujours utiliser la barre de recherche standard, mais vous devez savoir ce que vous faites. Par exemple, vous pouvez rechercher un fichier PDF dont le nom (ou le contenu) contient “google drive” avec une chaîne de recherche comme celle-ci : google drive type:pdf.
Ou peut-être voulez-vous rechercher tous les fichiers PDF qui ont été créés avant 2022, ce qui peut être fait avec : type:pdf before:Juillet 2020
Il existe un moyen plus simple de procéder. Au lieu d’apprendre les tenants et aboutissants de la recherche textuelle, cliquez sur le bouton Avancé (l’icône située sur le bord droit de la barre de recherche) et, lorsque la fenêtre contextuelle apparaît, commencez à affiner votre recherche en sélectionnant un type de fichier, un propriétaire, des mots dans le fichier, un nom pour le fichier, un emplacement, une date de modification, des approbations, un partage avec et un suivi.
Source : ZDNet.com
